El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) es un impuesto que pagan las personas físicas que son residentes en España o contribuyentes de sus rentas obtenidas durante un año natural. Para entender cómo funciona este impuesto, es crucial conocer la figura del retenedor del IRPF.
¿Qué son las Retenciones del IRPF?
Las retenciones del IRPF son cantidades de dinero que se restan de la retribución del trabajador y se ingresan en Hacienda de forma anticipada a cuenta de la declaración anual del IRPF. De esta forma, si al trabajador se le retuvo más de lo que se debía, se le devolverá la diferencia y, si se le retuvo de menos, tendrá que pagar la cantidad que falta.
Las retenciones son una de las fórmulas que utiliza el Gobierno para financiarse, que exige este adelanto para asegurarse de que todos cumplimos con parte de nuestras obligaciones. En función de las retenciones que se hayan adelantado, se pagará más o menos. Si se ha retenido de más, la Agencia Tributaria nos devolverá la diferencia. En caso contrario, el contribuyente tendrá que pagar lo que falta.
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¿Quién es el Retenedor?
El retenedor es el obligado a aplicar la retención. El pagador es el obligado a aplicar la retención, para ello le deja de pagar al prestador del servicio un porcentaje del importe total de los servicios que figura en la factura o en la nómina. El «vendedor» cobra el importe neto de la factura o nómina (descontada la retención) y el resto lo recuperará al hacer su declaración de la renta o el impuesto de sociedades.
El autónomo (o la empresa) obligado a practicar la retención e ingresarla en Hacienda es siempre el pagador. Si no lleva retención y es una de las operaciones anteriores, en algunos casos, la normativa permite no aplicar retenciones o aplicar retenciones en un porcentaje inferior al normal. En estos casos el receptor de la factura debe pedir al emisor un certificado en el que conste el motivo y precepto legal que le permite no aplicar retención o aplicar un porcentaje inferior.
Es importante recalcar que la obligación de ingresar la retención en Hacienda por parte del retener nace en el momento en el que satisface las rentas gravadas por el IRPF y sujetas a retención, es decir, cuando paga la factura.
El retenedor u obligado a ingresar a cuenta debe certificar las retenciones. Debe hacerlo el retenedor u obligado a ingresar a cuenta. Los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual de las retenciones e ingresos a cuenta correspondiente. Por lo tanto, habrá que estar a lo que dice la normativa específica de cada tributo.
Obligaciones del Retenedor
Entre las obligaciones formales de los retenedores se encuentra el certificado de retenciones. No implica pagar un dinero, pero no por ello tiene menos importancia. Aunque existen otros, el más común de los certificados de retenciones es el que se envía a los trabajadores.
Este certificado es el justificante de que la empresa ha ingresado esta cantidad de retención por los trabajadores. Durante el mes de enero de cada año, los retenedores envían a Hacienda los resúmenes anuales de las retenciones que han practicado durante todo el año anterior. Lo hacen a través de diversos modelos, entre los que destaca el modelo 190, que incluye las retenciones de las empresas a sus trabajadores.
El artículo 108.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas es el que regula los términos en el que deben certificarse las retenciones.
Realizar correctamente las retenciones tiene efectos tanto en cada miembro de la plantilla de la empresa como en la empresa. Si la retención se realiza correctamente la persona podrá realizar una previsión de ingresos y controlar su liquidez, así como su presupuesto personal para hacer frente a los gastos.
¿Cómo se Calculan las Retenciones del IRPF?
El cálculo de las retenciones del IRPF se basa en varios factores:
- Devengos salariales que recibe el trabajador: Es la cantidad pactada por la empresa por el servicio prestado por el trabajador e incluye: el salario bruto, los complementos salariales (antigüedad, peligrosidad, etc.), las horas extraordinarias, el salario en especie que reciben los empleados (cheques restaurante o cheques guardería, por ejemplo) y otras gratificaciones.
- Tramos de retención del IRPF: Son los tramos que se establecen cada año por los Presupuestos Generales del Estado.
- Circunstancias personales del equipo: Para calcular las retenciones en la nómina se considera la situación personal de cada trabajador. Por ejemplo, influyen aspectos como: tener hijos, familiares a cargo mayores de 65 años o con una discapacidad. Cuanto mayores sean las cargas familiares de la persona, menor será la retención a aplicar en el IRPF. Cada año la empresa debe solicitar al trabajador los datos actualizados para adaptar las retenciones del IRPF de ese año. Esto se realiza con el modelo 145.
Las retenciones a aplicar cada año se publican en los Presupuestos Generales del Estado.
Para calcular el máximo y mínimo personal, según indica la ley de IRPF, el mínimo de carácter general es de 5.550 euros. A los mayores de 65 años se le añadiría a esta cantidad 1.150 euros, hasta los 6.700 anuales, y a los mayores de 75 años se le añadiría 1.400 euros, hasta los 8.100. Nuestro mínimo personal sería de 5.550 euros, a los que se les tendría que aplicar una retención del 19%, que es el primer tramo aplicable para saber qué importe nos podremos deducir de los tramos del IRPF que se calculan a continuación.
El tipo mínimo que se aplica es del 19% y el 47% el máximo, aplicándose por tramos. A los primeros 12.450 euros se les aplicaría el 19%, con un importe retenido por IRPF de 2.365,50 euros, más los 4.280 euros en el siguiente tramo que se aplica el 24% de retención con un IRPF de 1.027,20 euros. Por tanto, se nos retendrá un total de 3.392,70 euros.
Aplicar las retenciones correctamente es un trabajo complicado si se realiza manualmente, pero si utilizas un software de nóminas, no solo evitarás errores y sanciones, sino que conseguirás que el proceso sea rápido y efectivo.
Retenciones para Trabajadores Autónomos
Los trabajadores autónomos también tienen que adelantar las retenciones del IRPF. Un trabajador autónomo puede tener varios clientes con diferentes ingresos que no siempre sean fijos. Esto complica bastante los cálculos que se deban realizar durante el año.
La retención de carácter general es del 15% y se deberá aplicar directamente cada una de las facturas que realice el trabajador autónomo. La retención de IRPF es del 15%. Hasta el año 2016, este porcentaje fue del 19%. El porcentaje se establece por ley y desde el año 2016 se eliminó la obligación de tributar el 1% para determinadas actividades.
Por darse de alta el primer año que se hagan autónomos y los dos siguientes pueden aplicarse una retención del 7%. Para poderse aplicar esta retención reducida es necesario no haber realizado actividad económica alguna durante los 12 meses anteriores. Esta reducción de retención no es obligatoria, ya que cada autónomo puede decidir si se la aplica o no.
Son aquellos empresarios no profesionales que están exentos de tributar por IRPF.
Modelos de la AEAT
Existen varios modelos de la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) relacionados con las retenciones:
- Modelo 111: Modelo trimestral por el que las empresas y autónomos declaran e ingresan las retenciones que han practicado durante el trimestre a trabajadores, a profesionales o a empresarios.
- Modelo 115: Declaración trimestral de las retenciones por alquileres.
- Modelo 123: Declaración fiscal inaplazable que acumula las retenciones e ingresos a cuenta sobre rentas de capitales.
¿Qué hacer si hay errores en los datos fiscales?
Si en tus datos fiscales aparece un importe de retenciones superior al que has soportado en el año, lo primero que debes identificar es si se trata de:
- Facturas de años anteriores.
- Facturas del año en cuestión que olvidaste declarar en su momento.
- Un error por parte de tu cliente a la hora de realizar el ingreso e informar los datos en Hacienda.
Los pasos a seguir en cada caso son:
- Facturas de años anteriores: Revisar la Renta del año que al que corresponden esas facturas y de no haber incluido las facturas, rectificar esa declaración.
- Facturas del año en cuestión que olvidaste declarar en su momento: Por la parte del rendimiento, regularizarlo ahora y por la parte de la retención incluir en tu declaración de la Renta. Es aconsejable que compruebes si a efectos de IVA lo declaraste, porque de no ser así, tendrás que realizar declaraciones complementarias para subsanar el error.
- Un error por parte de tu cliente a la hora de realizar el ingreso e informar los datos en Hacienda: Declarar los datos de tu contabilidad, no incluyendo esas retenciones en tu Renta.
Certificado de Retenciones
El Certificado de Retenciones es necesario para hacer la declaración de la Renta y así saber cuánto dinero has adelantado ya de IRPF durante el año. Has de saber, también, que en los Certificados de Retenciones solo aparecen los impuestos abonados por parte del cliente y no lo que hayas facturado.
En el mes de enero se remiten a la Agencia Tributaria los resúmenes anuales de las retenciones practicadas en el ejercicio anterior. Una vez presentados estos resúmenes, la empresa tiene obligación de remitir a todos los sujetos incluidos en su declaración informativa el certificado de retenciones, firmado y sellado. Los modelos identifican a cada individuo por su nombre y NIF, indicando los importes pagados, los importes retenidos y los gastos deducibles practicados.
El certificado de retenciones deberá ponerse a disposición del contribuyente con anterioridad a la apertura del plazo de declaración de la Renta anual. El envío debe hacerse por correo ordinario, bien sea certificado o no, ya que el destinatario debe disponer de un certificado original. Los programas de descarga que la Agencia Tributaria pone a disposición del contribuyente para confeccionar las declaraciones informativas permiten generar los certificados en PDF.
Si se dan situaciones anómalas, tales como que ya no se trabaja para la empresa y las relaciones no son buenas con ella, se puede acudir a Hacienda para conseguir el certificado.
Normativa Relacionada
La normativa que regula las retenciones del IRPF incluye:
- Art. 99 y siguientes de la Ley de IRPF(BOE, 29-noviembre-2006)
- Art. 74 y siguientes del Reglamento de IRPF(BOE, 31-marzo-2007)
- Orden EHA/3061/2010, de 22 de noviembre
- Orden EHA/3127/2009, de 10 de noviembre
- Orden HAP/2178/2014, de 18 de noviembre
- Orden HAP/2369/2013, de 13 de diciembre
- Orden HAP/2429/2015, de 10 de noviembre
- Orden HAP/1626/2016, de 6 de octubre
- Orden HFP/1106/2017, de 16 de noviembre
- Orden HAC/1417/2018, de 28 de diciembre