Gestión de Recursos Humanos en Odontología: Claves para el Éxito de tu Clínica Dental

A la hora de establecer una clínica dental, es crucial considerar varios aspectos importantes. Además de seleccionar la ubicación, el local y la tecnología, y de mantener una gestión económica sólida, es esencial prestar especial atención a la selección del personal y a la gestión del talento, ya que son elementos fundamentales para el buen funcionamiento de una clínica dental.

Pero, ¿qué factores debemos considerar al seleccionar el personal adecuado? ¿Quién debe llevar a cabo esta selección? ¿Es necesario contar con un gerente para construir un equipo eficiente?

La Importancia de la Gestión en la Clínica Dental

«Todo el mundo dice que tienes que tener un gestor o gerente», explica el Dr. Tafalla. «Yo lo he tenido, pero al final he conseguido formar muy bien a una persona en cada clínica, que son mi mano derecha y realizan casi la gestión completa. Se trata de gente con talento que tiene aptitudes y que he podido enseñar sin necesidad de que sean expertos. Es cuestión de saber delegar, enseñar y confiar en estas personas. Yo estoy encima, porque siempre tienes que estar, pero ahora disfruto de la profesión, que es lo más importante. Creo que la gestión es muy bonita e imprescindible porque la clínica es un servicio sanitario, pero también es una empresa y tienes que saber en qué momento estás.

En cambio, en la Clínica Sicilia en Oviedo han comprobado que el perfil de un gerente es imprescindible para mejorar la organización y trabajar con menos estrés. La gestión quita estrés. La gestión y la organización permiten trabajar más tranquilos.

El Rol del Gerente en la Clínica Dental

Fernando Sicilia argumenta que «a la gestión no se le da toda la importancia que se le debe dar en las clínicas dentales. Además, creo que las clínicas, a partir de un determinado tamaño, no pueden seguir con el modelo tradicional en el que el director médico es a la vez el gerente y se dedica a las cosas de dentro y fuera del gabinete. ¿Por qué? La gestión quita estrés. La gestión y la organización permiten trabajar más tranquilos.

«Conozco a muchos directores médicos de clínicas que están muy estresados», puntualiza Fernando Sicilia «porque tienen que estar centrados en el gabinete y no en la gestión. Al final, entre los pacientes, la gestión y las facturas, pasan 10-12 horas trabajando, lo cual repercute en su trabajo y en su vida personal.

La Selección del Personal: Un Proceso Clave

En lo que sí coinciden Fernando Sicilia y el Dr. Héctor Tafalla es que la selección del personal es lo más complicado en una empresa, no solo en una clínica dental. Esto se debe a que, por un lado, las personas dedicadas a los recursos humanos deben lidiar con el trato diario entre compañeros y los roces que se generan. Y, por otro lado, está la dificultad de dar con un perfil idóneo que encaje en el equipo y se consiga mantener su motivación.

«Los RR.HH. es lo más importante y complicado, es lo que más tiempo lleva en la gestión de una clínica. Hay que estar día a día con tu equipo si quieres que esto funcione», aconseja el Dr.

¿Qué Perfiles Buscar en una Clínica Dental?

En el caso de los higienistas, explica la Dra. Patricia Bratos, «tienen que tener el título de Higienista Dental, tener experiencia en el sector y buenas referencias. En el proceso de selección, realizo siempre una entrevista personalmente para valorar a la persona y sus motivaciones. Buscamos personas amables, empáticas y con vocación de servicio. En nuestro sector es fundamental la pasión por un trato y servicio exquisitos porque tenemos que escuchar mucho a los pacientes.

El Dr. Héctor Tafalla coincide con la Dra. Patricia Bratos en lo imprescindible que es «la calidad humana» independientemente de los requisitos de cada perfil. «La calidad humana, y no solo la calidad profesional, es decisiva para contratar o despedir a una persona. De hecho, he tenido que prescindir de buenos profesionales porque no generaban un buen ambiente. Si te rompen el buen ambiente de trabajo, no se puede funcionar en equipo», admite el Dr.

En administración y recepción tienen que ser personas experimentadas, no necesariamente en el sector dental, pero sí con capacidad emocional y reflexiva, con empatía para entender a los pacientes y dar un trato exquisito. En el caso de los higienistas, me gusta la gente con ganas de luchar y superarse, que quieran aprender y que sean proactivos. Que estén formados, pero, sobre todo, motivados, y que quieran venir a trabajar. Y en cuanto a los dentistas buscamos gente con experiencia previa contrastada, pero con ganas de seguir actualizándose e incorporar nuevas tecnologías en sus tratamientos. La base es una buena formación inicial gracias al grado y el postgrado que, junto con dos o tres años de experiencia, resulta un momento idóneo, porque se mantiene la ilusión por la profesión. Queremos gente con un talento profesional y emocional. En nuestro caso se valoran ambas cosas para dar la oportunidad», explica el Dr. Tafalla.

Mantener el Talento y la Motivación del Equipo

Una vez que hemos conseguido a los mejores perfiles para nuestra clínica, nos queda mantener el talento y motivación de nuestro equipo. Fernando Sicilia tiene claro que la motivación no llega por el sueldo: «la retribución no es algo motivador por sí mismo, sino que es el mínimo.

Fernando Sicilia opina que «para conquistar a profesionales de alto nivel, la clínica debe ser atractiva. Más allá de ofrecer un salario competitivo, tiene que ser una clínica en la que guste trabajar porque tiene una calidad asistencial elevada, se aplican las técnicas más vanguardistas y porque cuenta con buenas instalaciones y tecnología de última generación.

El Dr. Tafalla asegura que la motivación depende del «salario emocional». «El salario es la base de toda relación laboral. A esto hay que sumar el salario emocional, es decir, que intentemos cubrir las necesidades familiares y personales y cuadrar los horarios con cada trabajador. También es importante procurar que lo que hacen cada día en la clínica les guste. Que cada persona tenga sus responsabilidades y que estén bien delimitadas. Cuanto más responsable sea la persona en cuanto a actividades de la clínica, más motivado está», asegura el Dr. Héctor Tafalla.

«También hay que promover un crecimiento porque después de varios años en la clínica haciendo lo mismo, al final la persona se cansa. Hay que procurar que los trabajadores se muevan por las diferentes tareas y responsabilidades de la clínica. Si se tiene un salario económico correcto, un salario emocional, y una responsabilidad en la clínica, yo creo que ya casi lo tienes todo.

«Ese buen ambiente en el trabajo se fomenta generando día a día una buena sintonía», aclara el Dr. Héctor Tafalla. «Para ello, realizamos eventos corporativos con los equipos de todas las clínicas del grupo.

Fernando Sicilia añade otra recomendación más: la comunicación. «Hay que saber explicar el porqué de las cosas y no imponerlas para que los trabajadores entiendan por qué se toman determinadas decisiones.

En la clínica de la Dra. Patricia Bratos, «hacemos un seguimiento del rendimiento con diferentes indicadores, algo que resulta muy útil para hacer que el equipo tenga ganas e ilusión por mejorar. Me parece muy importante también felicitar los logros e incentivar las propuestas de mejora. Precisamente, la formación, sería el último de los puntos esenciales para mantener la motivación del equipo, más aún al comienzo.

En la clínica de la Dra. Patricia Bratos, «cuando un nuevo compañero se incorpora recibe una formación intensiva de dos semanas y después pasan con pacientes acompañados por un tutor. Para Fernando Sicilia «es esencial que el equipo, y no solo los doctores, estén continuamente formándose para poder estar al día. En la Clínica Sicilia procuramos enviar a nuestro equipo a congresos como los de la Sociedad Española de Periodoncia y Osteointegración (SEPA), en donde hay talleres específicos. Pero también fomentamos la formación online, etc. En definitiva, la gestión del talento, y en general de los recursos humanos, es esencial para las clínicas.

Problemas Comunes y Soluciones en la Gestión del Personal

¿Qué problemas deben solventar las clínicas dentales para conseguir una perfecta gestión de todo su personal? ¿Cuáles son los métodos más eficaces para alcanzar esta meta?

Una clínica dental suele dividirse en 3 áreas bien delimitadas (gabinete, recepción y dirección). Es habitual ver en algunas clínicas como el auxiliar sale del gabinete a atender la recepción ataviado con mascarilla e incluso guantes. ¿Cómo podemos evitar que en un futuro no se den estas situaciones en nuestra clínica?

La forma más eficaz es realizando al detalle un planning en el que quede definido claramente por áreas el personal que trabaja en cada una de ellas, procurando que cada trabajador no realice demasiadas tareas en diversas áreas. El siguiente círculo vicioso está relacionado con la falta de concreción en el momento de definir los puestos de trabajo. Es el momento de establecer las funciones asociadas a cada puesto. Las tareas específicas son más concretas y no todos los empleados están cualificados para ellas.

Al igual que ocurre con las tareas, las competencias que implican a cada área y persona también se dividen en generales y específicas. En muchas empresas, entre las que se incluyen las clínicas dentales, se tiene la costumbre de contratar a sus trabajadores por recomendaciones, parentesco o algún otro modo de contacto personal directo o indirecto. Una forma de eliminar este defecto sería crear fichas que describan detalladamente los diferentes puestos de trabajo, cada uno con sus respectivas tareas y competencias.

Beneficios de una Gestión Eficaz

Está claro que tomar todas las medidas descritas anteriormente acarrean un importante esfuerzo por parte de todos. Para empezar, tener un control de todo lo que ocurre en la clínica nos va a permitir optimizar los recursos. Esta mejora funcional va a materializarse en una reducción de gastos, un mejor servicio que atraerá a más clientes y, por tanto, más ingresos.

Como ocurre en muchas empresas, en las clínicas dentales los procesos de trabajo son mejorables, pudiendo identificar ciertos patrones relacionados con malos hábitos que se repiten en muchas de ellas. Estas costumbres viciadas pueden revertirse tomando sencillas medidas.

En la actualidad, en materia de gestión de clínicas dentales estamos inmersos en un momento de gran actividad e inquietud por incorporar las metodologías y experiencias de gestión de otros sectores.

El Marketing y la Gestión Clínica Odontológica

Gestionar una clínica odontológica implica planificar, organizar, coordinar y controlar distintos recursos, tales como:

• Recursos humanos: odontólogos, pacientes, personal administrativo.
• Recursos financieros: presupuestos, ingresos y gastos, facturación, seguros.
• Recursos tecnológicos: equipos dentales, software de gestión, tecnología de imágenes médicas.
• Recursos materiales: suministros médicos y dentales, productos de higiene y limpieza.
• Recursos de tiempo: programación de citas, tiempo de espera para pacientes.
• Recursos de marketing: estrategias para atraer nuevos pacientes, mantener a los ya existentes, impulsar la presencia online, gestionar la página web y las redes sociales, etc.
• Recursos de información: historias clínicas, registros de pacientes, datos estadísticos, etc.

Para los odontólogos, una gestión efectiva implica administrar de manera eficiente todos estos recursos, tomando decisiones estratégicas que aseguren el crecimiento y la rentabilidad del negocio.

Estrategias de Marketing para Clínicas Odontológicas

• Marketing de contenidos: crear contenidos educativos sobre el cuidado dental y procedimientos, entre otros, a través de blogs, vídeos o redes sociales puede ayudar a posicionarte como una fuente confiable de información.
• Programas de fidelización: fidelizar a los pacientes existentes, ofreciendo descuentos o beneficios, es clave. Ten en cuenta que la recomendación boca a boca sigue siendo una poderosa herramienta que aumenta la confianza.
• Uso estratégico de redes sociales: las redes sociales son una herramienta valiosa para conectar con pacientes potenciales. Compartir historias de éxito, consejos de salud bucal, testimonios de pacientes y participar activamente en la comunidad online puede generar mayor interacción y confianza.
• Ofertas y promociones especiales: ofrecer descuentos, paquetes o promociones especiales para nuevos pacientes o servicios específicos puede incentivar a las personas a visitar la clínica.

Ahora bien, para que el marketing y la gestión de la clínica odontológica sean efectivos, es fundamental comenzar con una sólida formación base y especializarse en áreas clave, como la ortodoncia avanzada, la cirugía oral u otros campos relevantes en la odontología.

La Importancia de la Formación y Especialización

Dada la complejidad y competitividad del mercado odontológico, es importante que los odontólogos busquen formación especializada. En el Instituto de Postgrados Avanzados en Odontología (IPAO) sabemos que enfocarse y especializarse en una rama específica y resaltar esa especialización a través de las estrategias de marketing puede marcar una gran diferencia para una clínica dental. Aquí te contamos por qué esto es importante:

• Mayor competitividad: El campo de la odontología es amplio y altamente competitivo. La especialización permite destacar en un área específica, diferenciándose de la competencia general.
• Excelencia en el servicio: Al centrarte en una especialidad, la clínica puede perfeccionar sus habilidades y conocimientos en esa área, ofreciendo un servicio de mayor calidad.
• Atracción de pacientes con necesidades específicas: La especialización atrae a pacientes que buscan servicios específicos. Por ejemplo, alguien que busca tratamiento de ortodoncia para sus hijos podría ser atraído por una clínica que se especializa en ortodoncia avanzada.
• Credibilidad y confianza: La especialización crea una percepción de experiencia y conocimiento profundo en el área elegida, lo que aumenta la credibilidad y la confianza de los pacientes.

En este punto, los cursos y másteres de IPAO, junto a la Universidad a Distancia de Madrid (UDIMA), no solo ofrecen conocimientos avanzados sino también una visión práctica y empresarial claves para la gestión clínica odontológica. Estos másteres no solo buscan formar odontólogos, sino profesionales completos capaces de enfrentar los desafíos de la gestión y el marketing en el competitivo mundo odontológico actual, en su día a día.

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