En España, las entidades y personas jurídicas que abonan rentas sujetas al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) tienen la obligación de practicar retenciones o ingresos a cuenta, actuando como pago a cuenta del impuesto correspondiente al perceptor. El importe retenido debe ser ingresado en el Tesoro Público (art. 99.2 de la Ley del IRPF - LIRPF).
Por otro lado, el perceptor de las rentas debe declarar la contraprestación íntegra devengada, incluso si no se practicó retención o se hizo por un importe inferior al debido. En este último caso, y siempre que la causa sea imputable exclusivamente al retenedor, el perceptor puede deducir de la cuota la cantidad que se debió retener.
¿Qué ocurre si las retenciones están mal practicadas?
Practicar una retención incorrecta puede acarrear graves problemas a la empresa, especialmente si el trabajador no regulariza la situación en la Declaración de la Renta anual. La forma de proceder dependerá del caso:
- Nóminas del mismo ejercicio: Es posible regularizar los importes dejados de retener o los excesos retenidos indebidamente durante todo el año, por ejemplo, en diciembre.
- Cambio de ejercicio: Si la empresa no ha retenido lo que debiera, habrá ingresado de menos en el modelo 190 (resumen anual de retenciones) y pagado de más al trabajador. Si Hacienda requiere regularizar la situación, no podrá descontar esas cantidades al trabajador sin su consentimiento o una sentencia que lo autorice.
La incorrecta aplicación de las retenciones puede originarse también en una deficiente información proporcionada por el trabajador en el modelo 145.
Ejemplo práctico
En 2023, tu empresa te retuvo un 12% de tu sueldo bruto mensual de 2.000 euros (2.880 euros), cuando debió retener un 15% (3.600 euros). En abril de 2024, al revisar Renta WEB, observas esta diferencia.
- Si declaras las retenciones correctas: Hacienda no exigirá a la empresa las cantidades no retenidas, ya que las estás pagando tú en tu declaración.
- Si declaras las retenciones incorrectas: Hacienda te reclamará los 720 euros faltantes e iniciará un expediente sancionador por dejar de ingresar (artículo 191 de la Ley General Tributaria).
Según la Dirección General de Tributos (consulta vinculante V3270-23), si la empresa te ha retenido una cantidad inferior a la procedente, no puede deducir de tus ingresos la diferencia entre la retención legal y la practicada. La empresa sí podrá ejercitar la acción de reembolso.
Infracciones y Sanciones
La infracción cometida por el trabajador que declara retenciones incorrectas está regulada en el artículo 205 de la Ley General Tributaria:
- Infracción leve: Si el trabajador tiene obligación de presentar declaración de IRPF.
- Infracción muy grave: Si no está obligado a presentar la declaración de la renta.
La cuantía de estas sanciones hace recomendable que, una vez advertido el error en la retención, se opte por presentar una declaración complementaria del modelo de autoliquidación de retenciones presentado incorrectamente.
Requisitos para deducir retenciones no practicadas
El Tribunal Económico Administrativo Central (TEAC) ha establecido una serie de requisitos para poder deducir en el IRPF una retención que no fue practicada por el retenedor, pero que debió haberse realizado:
- Que se ejercite en la propia autoliquidación, en la que el perceptor haya declarado el rendimiento íntegramente percibido en modo tal que esté sujeto a retención.
- Que la retención no se hubiera practicado o lo hubiera sido por un importe inferior al debido, por causa imputable exclusivamente al retenedor u obligado a ingresar a cuenta.
Análisis de los requisitos
- Ejercicio en la autoliquidación: El derecho a deducir la retención está ligado a la declaración de las rentas que no han sido objeto de retención, al tiempo de presentar la correspondiente autoliquidación.
- Causa imputable exclusivamente al retenedor: La falta o defecto de retención debe ser por causa imputable exclusivamente al retenedor. Si la causa de la falta o defecto de retención puede imputarse también al retenido (aún a título de corresponsabilidad), este no tendrá derecho a deducir las cantidades no retenidas, debiendo autoliquidar el impuesto atendiendo a las retenciones efectivamente practicadas.
Consecuencias para el retenedor (empresario)
El retenedor que no ha cumplido correctamente con su obligación de retener recibirá un requerimiento de la Agencia Tributaria (AEAT) para que regularice las cantidades no retenidas correctamente y que el retenido se ha deducido en su renta.
Salvo que se disponga de un Modelo 145 que justifique la retención practicada, la entidad deberá asumir las consecuencias tributarias de una retención mal practicada.
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¿Qué hacer ante retenciones mal practicadas?
En el caso de percepciones que se repiten en el tiempo respecto del mismo pagador, no resulta posible la aplicación de un tipo inferior de retención al establecido legalmente para compensar la retención practicada en exceso.
La forma más fácil de corregir este error es esperar a la declaración de la renta y deducirse las cantidades efectivamente retenidas, que aun superiores al tipo legalmente establecido, han sido realmente soportadas e ingresadas, como se justifica en el certificado de retenciones que debe entregar el retenedor.
Otra opción sería realizar una solicitud de devolución de ingresos indebidos a la Agencia Tributaria, instando la rectificación del modelo de autoliquidación de retenciones correspondiente.
Tabla Resumen de Consecuencias
| Situación | Consecuencia para el Perceptor | Consecuencia para el Retenedor |
|---|---|---|
| Retención inferior a la debida (imputable al retenedor) | Puede deducir la cantidad que debió ser retenida en la declaración de la renta. | Requerimiento de la AEAT para regularizar las cantidades no retenidas. Posible sanción. |
| Retención incorrecta declarada por el perceptor | Reclamación de la AEAT por las cantidades faltantes. Posible sanción por infracción tributaria. | - |
| Retención superior a la debida | Deducir las cantidades efectivamente retenidas en la declaración de la renta o solicitar devolución de ingresos indebidos. | - |
Es importante recordar que ante un requerimiento de hacienda para regularizar la situación, el retenedor no puede repercutir directamente al perceptor de las rentas el importe correspondiente a las retenciones no practicadas en su momento, salvo que exista consentimiento del trabajador o una sentencia que lo autorice.
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